幹事とプロジェクトマネジメント

先日、ガレーラ立川の1周年記念と立川食べ歩き隊が4,000人になった記念でイベントを開催したときの話。（めちゃくちゃ盛り上がって楽しかった！）

これがまた、自分のプロジェクトマネジメント力が問われる企画で、やりきったことが個人的には大きく自信にもなったので感じたことを少し書いてみる。

通常、自分が仕事でプロジェクトマネジメントをする際には大抵一緒に仕事をしたことがある、人となりを知っているメンバーがいて、WBSや課題の管理はやり方もお客様の希望納期と予算感もある程度決まっていて（やりたいことは決まってなかったり変わっていくこともある）、そこに収めつつどう最大限のことをしていくか（何を切り落としながら着地させていくか）という形で進めていくことが多い。そこには、雇用関係と受発注の関係という金銭に紐づく関係性が存在していて、やりがいを感じることも多いけれど、中には多少嫌なことやモチベーションの上がらないこともある。でもやれば見込み通りの金銭が手に入ることになる。

でも今回は、金銭的な報酬なしの挙手制で実行委員を募り、180人のイベントに30人の実行委員が集まった形。ガレーラと食べ歩き隊の間にも、食べ歩き隊の実行委員の間にも、雇用関係も保証される金銭はない。僕も同じく金銭的な報酬はゼロ。仕事ではないが、やりたいことだからやるという領域の話。

そんな中でのプロジェクトマネジメントは、「どうメンバーのやる気を維持し楽しい雰囲気のまま当日を迎えられるか」という点が非常に大切、というかむしろこれだけできれば、それぞれのメンバーは力を発揮してくれ、自分の思った以上の成果が生まれてくることになる。

そのためにまずは自分から、当日までに必要な役割からボトムアップした体制図をつくって見てもらい、それぞれのメンバーが今回の実行委員になぜなってくれたのか、どんな役割を担いたいと思っているのかを発表してもらうことからはじめてみた。

そしてその発表内容から、それぞれを独断と偏見でチームに割り振っていく。ここでどうみんなの納得感を高められるかが大切なポイント。みんなの主張を聞くだけでは成立しないので、僕が知っているそれぞれの得意なことや性格も加味して期待できる役割を割り振らせてもらった。結果、2日くらいかけてみんなが納得できる体制図に名前が入ったものができ、各チームのリーダーが決まった。

そこから、ある程度チームのリーダーが率先して推進をしてくれ、全体への投稿だと気兼ねしてしまう人たちも会話が増えて楽しく進められたように感じた。

今回、こういう形をとったのは単純に運営スタッフの手が足りないのもあったけれど、それよりもコミュニティのイベントに初参加の人たちが手持無沙汰にならずにコミュニティに入ってこれるようにという狙いもあった。それを実現しつつプロジェクトとしてはマイルストーンを設定しながら個々の発注納期を守って進めていく必要があり、正直大変なプロジェクトマネジメントではあった。（仕事の年末進行で追われる案件もあったりで…）

それを見て「もっと周りに振ってもいいのでは？」と言ってくれた人もいるけど、初参加の人たちが気持ちよく参加するためにはある程度こちらで受け持つ範囲を大きくしておく必要はあるかなと思っていて、次回以降は今回の経験から少しお願いできる範囲が増えていけばいいなと。

特に今回は自分たちで何でも決められるわけじゃない立ち位置（ガレーラのイベントに便乗して楽しませてもらう立場）だったので、こちらで決めていいこととガレーラの方針を確認したりOKをもらって進めるべきところの采配は自分が意識的に引き取って取りまとめを進めたところがある。これはこれでスピード感を維持するためにはよかったのかなと。

ただこの辺は、マネジメントをする立場の人それぞれのプロジェクトマネジメントのスタイルとかやりやすいパターン、チームメンバのスキルの把握具合、その状況に合わせたマネージャーの受け持つ範囲、作業をどこまで振りどういうスパンでチェックするのかの判断、関係者との認識の合わせ方（ツール含）などその場で調整できることも多いのだなと、仕事の場よりもそれを感じたところでもありました。

結果的に事前準備も当日の運営も大きな事故は起こさずに終わらせることができ、「200人程度のイベント」「30人の運営組織」「1ヶ月での実現」「5時間のイベント」「ガレーラ立川初のイベント」「初参加の人たちの交流」「記録にしっかり残すこと」などなど自分1人では到底クリアできないいろんな要素を全体統括としてプロジェクトマネジメントして、多くの人たちに満足して帰ってもらえたイベントとなって本当にホッとした。

このレベルのイベントなら、次はもうちょっと余裕を持って対応することもできそうな自信になったかなと。

そして今回改めて感じたのは、仕事のスキルは、仕事の場だけで磨くものではなく、また仕事で得られたスキルも、還元されるのは仕事の場だけでなく楽しみたい自分の関わる全ての場で活用できるよなということでした。そういう意味で、いろんな経験を公私ともに意識的にしてってみる、そしていろんな立場の人たちと話をしておくことが未来の自分にプラスになるのだなと改めて感じた直近の出来事でした。

今回、なんとかいい形でプロジェクトを終えることができ、力を貸してくれた人たちに本当におつかれさまとありがとうを言いたいですね。打ち上げは年明けの予定。ゆっくり楽しみたいです。

（しばらくは年末年始だしゆっくりすることにします）