情報をどう絞って発信するか

この週末、職場の年2回のオールスタッフミーティングがありました。

入社してから、登壇しなかった回の方が少ないこのミーティング、今回も自分の本部のこの上半期の動向の報告と次の半期に向けた取り組みを紹介することになり、説明をしました。

毎回プレゼンをすることになるのである程度の型は決まりつつ、そこからどう、毎回進歩した姿を見せていくのかということがテーマになる。ここに毎回チャレンジをしてみているのですが、今回はタイトルの「情報をどう絞るか」に意識を向けてスライドを作成しました。

会社の3分の1のメンバが所属しているのだから、当然細かく報告しようと思えばいろいろ報告できる。いいニュースも悪いニュースも、社内にぜひPRしたいお手本になるプロジェクトやお客さまからのお褒めの言葉、必要に感じたことから次に何をしようと考えているのか。

こういう場で自分の名前が呼んでもらえるのは嬉しいしモチベーションになるだろうから、あの人の名前も出したいし、この人の名前も出したいし、、でも、発表できる時間は限られている。前回はこの「1人でも多くのメンバをピックして紹介する」ことに重点を置いて紹介した。「名前が呼ばれて嬉しかった」という感想も多くもらった一方で、早すぎてよくわからなかった、という声もあったのが反省点。

なので、今回は総花的な話は思い切ってやめて、ざっと定量＆定性で振り返ったのちに自分たちの組織をどう進めたいと思っているのか、そこを重点的に紹介することにしてみました。スライドの目安は、3分で1枚。計10分なので、3枚で発表することにして。

一度大きく列記してみたアウトラインから削る作業を経て発表した内容は、結果的に直後に「わかりやすかった」という声も多くいただいて、効果を実感できたものとなりました。

やってみて思ったのは、視聴者にとって「スライドを読むこと」と「話を聞くこと」は別のことで、両方を同時にするのは難しいのだなと。だから、スライドの枚数を減らし、内容が変わらない時間が増えることで、もう一方の、僕の話を聞くことに集中しやすい環境がつくれていた印象でした。これは今後も有効ですね。

文章になった感想は後日の確認になるけど、どんなフィードバックが返ってくるか楽しみにしながら、それがいいものでも悪いものでも、実現させようとしている方向性を実現させるべく愚直に業務を進めていこうと思うのでした。