2010年9月13日月曜日

名刺の管理はどうするか

今日、旧友のNINAのブログを読んでてもらったヒントと、先日の玉ドリでふっさんに教えてもらったアプリで、名刺の管理方法が一つの形になったので書いてみます。

<名刺の管理でクリアしたい問題>
1.たくさんあるとかさばる!
2.一枚しかないので、なくすと取り返しがつかない!
3.整理したのに探せない!
4.PC内のメールの連絡先と連携しない!

<解決策(問題番号に対応)>
1.電子データで管理する。
2.端末内に保管しない。
3.検索可能にする。
4.連携させる。

<前提条件>
・PC、iPhoneを持っていること。
・Gmail、evernoteのアカウントを持っていること。
・メールをGmailに全て統合していること。
・iPhoneに「JotNot」「超名刺」のアプリがインストールされていること。
・「超名刺」で「evernote」同期ができていること。

<実際どうするか>
1.まず、名刺のデータをPCからGoogleの連絡先に登録する(PCで打つのが一番速いから)。
2.iPhoneと同期して、iPhone内に連絡先のデータを取り込ませる(iPhoneで参照できる形が一番携帯性に優れているから)。
3.iPhoneアプリ「JotNot」で名刺の写真を撮って、角4つをキレイに伸ばした画像データとして保存する(曲がってる名刺かっこ悪いから)。
4.iPhoneアプリ「超名刺」で画像データを取り込み、2で取り込んだ連絡先データとひもづける(連絡先をいちいち打ち込まなくて済む)。
5.「超名刺」を「evernote」上にアップロードする(evernoteのOCR検索機能を使えるようにする&iPhoneなくしても名刺が見れるようにする)。

<何が便利か>
・名刺を持ち歩く必要がない。
・OCR検索(名刺の画像から文字を抽出して検索してくれる機能)が使えるので、必要情報以外を連絡先に打ち込まなくても、整理していなくても検索できる。
・名刺やiPhone、PCをなくしてもデータがなくならない。
・Googleの連絡先を変更するだけで全ての連絡先が同期可能(iPhone、超名刺)。

いくつか用意しなきゃいけないものはあると思うけど、スキャナ使ったりエクセルに写したりするよりもよっぽど汎用性も高いしリーズナブルでコンパクトなやり方だと思います。

よかったら試してみてくださいな。

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